מה סוכן יומן יכול לעשות בפועל?
הוא יכול להציע מועדים פנויים לפי כללים, לקבוע פגישה, לשלוח אישור ולעזור בשינוי או ביטול. אפשר גם לאסוף מראש פרטים שיחסכו זמן בשיחה.
אילו כללים צריך להגדיר?
משך פגישה, שעות פעילות, מרווח בין פגישות, אזור זמן, זמן התראה וסוגי פגישות. בלי כללים ברורים הסוכן עלול ליצור עומס במקום לחסוך אותו.
איך מונעים קביעות לא מתאימות?
מוסיפים שאלות סינון קצרות ומגדירים מתי לא לקבוע אוטומטית. אם נדרשת החלטה מקצועית או אישור מיוחד, אוספים את הפרטים ומעבירים לאדם.
מה קורה כשלקוח רוצה לשנות מועד?
נותנים קישור או שיחה שמזהים את הפגישה ומציעים חלופות לפי אותם כללים. העדכון צריך להסתנכרן ליומן ולשלוח אישור חדש לכל הצדדים.
איך בודקים שהמערכת באמת חוסכת זמן?
משווים זמן טיפול, כמות שיחות תיאום, שיעור אי הגעה ותקלות לפני ואחרי. המטרה היא תהליך נוח יותר ללקוח ולצוות, לא רק יותר פגישות.